Realizujete organizačně a nákladově náročné projekty u kterých se chyby neodpouštějí? Nebo opakovaně realizujete drobné nákupy náhradních dílů do vašich linek?
Oba tyto scénáře sebou nesou zásadní požadavky, které zní z úst Vašich kolegů. Projektový manažer: „Hlavně ať nám to dodají včas!“, Vedoucí montáže: „Jestli to zase nepůjde smontovat tak vám to hodím na hlavu!“, Finanční ředitel: „Doufám, že dodržíte stanovený rozpočet pro nákup.“
Jako nákupčí z toho máte těžkou hlavu a nervy, natož pokud Vám dodají pozdě podklady pro nákup. Říkáte si: „Zase týden skluz v konstrukci a já to mám dohánět. :-(“ Rozešlete tedy poptávky a čekáte…po jednom dni se vám vrátí první nabídka. Cena vypadá OK, termín o 2 týdny déle, než potřebujeme. Ve 4 odpoledne blikne mail s druhou nabídkou, termín OK, cena šílená. „Ráno moudřejší večera“ Odcházíte domů. Ráno Vás urguje manažer, jak to vypadá, zda už víme ceny a termíny. …
Jak z toho ven?
Při poptávce zadejte jasné parametry
- Termín, kdy chcete zboží doručit – Mít zboží u dodavatele je k ničemu, potřebuji ho na montáži.
- Požadavky na doručení – Vyjasněte zda si zboží vyzvednete, nebo ho chcete zaslat, případně, že náklady na dopravu hradí dodavatel.
- Do kdy požadujete nabídku – Zadejte jasně den a hodinu do kdy chcete mít nabídky, ušetříte si telefonáty typu: „Jak to vypadá s vaší nabídkou?“, „Už máte něco připravené?“ a pod.
- Předpokládaný den objednání – Váš dodavatel bude moci lépe plánovat, připravit se a doručit vám kvalitní služby (zároveň vytvoříte drobný tlak na sebe a práci dokončíte včas).
Neřiďte se striktně cenou
Cena není vždy všechno. Přesáhnout rozpočet nákupu o 5 – 10 % je pořád lepší, než nedostat výrobky vůbec, dlouho po termínu, nebo ve špatné kvalitě. Cena je samozřejmně klíčová, je však nutné vidět i následné náklady, v případě výše zmíněných potíží.
U urgentních nákupů se můžete spolehnout na nejvíce osvědčené dodavatele, kterým věříte, že dodávka bude kvalitní a za přiměřenou cenu i bez poptávky.
Skórujte, vyhodnocujte, dávejte zpětnou vazbu
Začněte si vést záznamy o jednotlivých poptávkách:
- Byla Vám zaslána nabídka?
- Byla v požadovaném čase?
- Bylo doručeno v termínu?
- Hodnocení ceny?
- Vyžadujte od kolegů informace o reklamacích, pokud je sami nevyřizujete.
- Jak byla reklamace vyřízena? (I tak se pozná spolehlivý dodavatel. – Umí svou chybu napravit. Nikdo není neomylný.)
Časem se Vám ukáže, kdo je spolehlivý, kdo levný, kdo rychlý, atd. Tyto výsledky můžete prezentovat směrem do firmy, svým kolegům a nadřízeným, ale nezapomeňte výsledky (ideálně s konkrétními návrhy) zaslat svým dodavatelům. Zpětnou vazbu ocení a budou se dále zlepšovat. – Pro Vás!
Co máte osvědčené na vašich dodavatelích? Děláte nákupy podobně, nebo úplně jinak?
